Kỹ năng mềm phần 4. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Chia sẻ bởi Bác sĩ Vượng. Bảng vàng thủ khoa tốt nghiệp Đại học Y Dược TP.HCM.
Thời
gian có lẽ là nguồn tài nguyên duy nhất mà chúng ta không thể tạo thêm. Chúng
ta có thể tạo thêm tiền, mua thêm nhà, kiếm thêm một tấm bằng nhưng không thể tạo
thêm thời gian hiện hữu trên trái đất. Mỗi ngày mỗi người chỉ có 24 giờ. Bởi vậy
quản lý thời gian luôn nằm trong những chủ đề mà anh quan tâm nhất. Trong video
này anh sẽ chia sẻ những điều hay nhất mà anh học được về việc quản lý và sử dụng
thời gian để chúng ta có thể làm việc hiệu quả, sống vui vẻ và trọn vẹn hơn.
Quản lý thời
gian 1
- Quản lý thời gian không phải để làm
được nhiều việc hơn mà là có nhiều kết quả hơn
Đây
là điều đã thay đổi cách anh suy nghĩ về việc quản lý thời gian. Mục tiêu cuối
cùng của việc quản lý thời gian không phải là viết ra một danh sách chi chít
công việc mà là làm sao để chúng ta dùng thời gian và đạt được nhiều kết quả
hơn. Trước khi chúng ta bắt tay vào làm, hãy nghĩ về những điều bạn muốn đạt được
và bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng trước giờ chúng ta đang dành thời gian cho rất
nhiều việc không mang lại kết quả gì, đó chính là những thứ lãng phí thời gian
và sức lực của chúng ta. Việc bạn giảm được những thứ này đã giúp bạn tiết kiệm
được một lượng thời gian rất lớn.
Quản lý thời
gian 2
- Tập trung vào những điều quan trọng
nhất
Theo
thuyết 80-20 thì 80% kết quả sẽ tới từ 20% những công việc quan trọng nhất. Bởi
vậy trong mỗi khoảng thời gian anh luôn làm cho mình một danh sách gồm một vài
việc quan trọng nhất, có ý nghĩa nhất và bắt buộc phải thực hiện. Anh chỉ cần
hoàn thành những việc này là đã đạt được rất nhiều kết quả rồi. Sau khi chia một
khoảng thời gian cho những việc này, anh mới chia phần thời gian còn lại cho những
công việc khác. Đây là cách giúp chúng ta tránh được tình trạng chìm trong núi
công việc, liên tục làm việc mà không đạt được nhiều kết quả.
Quản lý thời
gian 3
- Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Khi
chúng ta có một danh sách công việc cần làm, chúng ta cần phải sắp xếp chúng
theo mức độ ưu tiên. Việc gì cần làm trước thì làm trước, việc gì cần làm sau
thì làm sau. Việc ghi ra rõ ràng những đầu việc cần làm giúp giải phóng não bộ
của bạn. Nếu không ghi ra cụ thể, bạn sẽ chìm trong một mớ suy nghĩ rối ren.
Khi bạn ghi ra rõ ràng những điều bạn cần làm và thứ tự ưu tiên của chúng, bạn
không cần nghĩ về những điều này nữa. Hiện nay có rất nhiều phần mềm và ứng dụng
để lên kế hoạch làm việc, các bác có thể tham khảo các ứng dụng mà anh đề xuất
trong đường dẫn ở phần comment.
Quản lý thời
gian 4
- Nói không là kỹ năng cần thiết
Một
ngày chỉ có 24 tiếng, nếu chúng ta làm quá nhiều công việc, chắc chắn hiệu suất
từng công việc sẽ giảm. So với việc chúng ta toàn tâm toàn ý làm một số việc nhất
định. Điều đó là chắc chắn rồi. Bởi vậy việc bạn nói không với những công việc
nằm ngoài mục tiêu chính của bạn, là cách bạn tiết kiệm thời gian và sức lực để
hoàn thành những công việc quan trọng mà bạn mong muốn.
Quản lý thời
gian 5
- Luôn có một buổi trống lịch trong tuần
Mỗi
tuần anh dành ít nhất một buổi trống lịch hoàn toàn để nghỉ ngơi và làm những
việc chưa hoàn thành trong tuần, cũng như những việc đột xuất. Thứ 1, nếu bạn sắp
lịch kín cả tuần thì khi có công việc đột xuất bạn sẽ không còn thời gian để xử
lý. Thứ 2 việc nghỉ ngơi đi chơi là cần thiết cho cơ thể của bạn, việc này giúp
bạn không bị kiệt sức về cả mặt thể chất và tinh thần. Khi bạn nghỉ ngơi đầy đủ
thì bạn có khả năng tập trung tốt hơn và từ đó làm việc tốt hơn. Thường thì anh
sẽ để buổi trống lịch vào cuối tuần, nếu có việc gấp cần làm thì anh làm, còn
không thì anh nghỉ ngơi đi chơi gặp gỡ bạn bè.
Quản lý thời
gian 6
- Nếu bạn không làm được hết những việc
đã đề ra thì sao
Thực
ra thì cuối cùng sau một ngày , nhiều khi bạn không thể hoàn thành hết được mọi
việc bạn muốn. Lúc này, bạn có thể chọn là hài lòng với những việc bạn đã làm
hoặc không hài lòng. Anh nghĩ là nếu chúng ra đã có những mục tiêu lớn và quan
trọng trong đầu thì chậm một chút nhanh một chút cũng chẳng sao, quan trọng nhất
là chúng ta có thể tới được đích. Bởi vậy sau mỗi ngày anh luôn biết ơn vì những
gì anh đã làm được, có thể nó ý nghĩa, có thể chưa nhưng hãy cho phép bản thân
mình được vui vẻ để nghỉ ngơi và chuẩn bị cho một ngày mới đầy năng lượng.
Tóm
lại, quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn đạt được nhiều kết quả hơn chứ không phải
là bận rộn hơn. Bạn nên lên kế hoạch những việc quan trọng cần làm theo mức độ
ưu tiên, nói không với những việc không liên quan tới con đường mà bạn đang
theo đuổi, mỗi ngày cố gắng hoàn thành việc quan trọng nhất và luôn dành một buổi
trống ở trong tuần để nghỉ ngơi và sử dụng khi cần thiết.
Mong
là video này hữu ích với các bạn. Xin cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian cho
những video của anh. Hẹn gặp lại các bạn trong những video tiếp theo của bộ
video này.
Nguồn tham khảo
- Harvard Business Essentials. Time Management: Increase Your Personal
Productivity And Effectiveness.
Trân trọng,
Bs Nguyễn Đức Vượng.